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Central de Ajuda - iComércio: Guia Passo a Passo do Usuário PARTE 1

Central de Ajuda - iComércio: Guia Passo a Passo do Usuário

Sistema de Gestão Empresarial (i3 Sistemas)

Este manual foi desenvolvido para guiar você pelas operações diárias do iComércio. Utilize este sumário instrucional para executar cadastros, realizar consultas de estoque e operar os módulos de movimento do sistema com precisão e rapidez.

 

Módulo 1: Cadastros Essenciais

1.1 Como Cadastrar um Novo Produto

Siga as etapas abaixo para incluir um novo item no estoque e configurá-lo para venda:

 

  1. Acessar o menu: Navegue até Cadastros > Produto.

  2. Iniciar cadastro: Clique no botão Novo (+) na barra superior de ações.

  3. Dados básicos: Preencha a Descrição completa do produto, o código de identificação Código de Barras (EAN/GTIN) e o código NCM.

  4. Precificação e Estrutura: Na aba Produto, informe a Seção, Grupo, Marca, Preço de Custo, Margem de Lucro (%) e o Preço de Venda.

  5. Configuração Tributária: Na aba Impostos, configure as regras estaduais (CST/CSOSN, CFOP e alíquotas de ICMS) e federais (PIS/COFINS).

  6. Finalizar: Clique em Gravar (Check) para consolidar o registro.

 

1.2 Como Organizar Seções, Grupos e Sub-Grupos

A correta categorização garante relatórios de vendas precisos e controle de estoque eficiente.

 

  1. Acesse o menu Cadastros > Detalhe de Produtos > Departamentos.

  2. Cadastre a Seção principal da sua linha de produtos.

  3. Nos quadros laterais vinculados, inclua os Grupos e Subgrupos correspondentes para estruturar o catálogo do sistema.

 

1.3 Como Cadastrar um Cliente

  1. Acesse Cadastros > Cliente e clique no botão Novo (+).

  2. Selecione a modalidade (Pessoa Física ou Pessoa Jurídica) e informe CPF/CNPJ, Nome/Razão Social e Apelido/Nome Fantasia.

  3. Na aba Endereço, digite o CEP e clique no ícone da lupa para preenchimento automático das informações do logradouro e município.

  4. Na aba Informações Financeiras, defina o limite de crédito atribuído ao cliente e marque a permissão para venda a prazo.

  5. Clique em Gravar para salvar a ficha do cliente.

 

1.4 Como Cadastrar Fornecedores e Transportadoras

  • Para Cadastrar um Fornecedor:
    Acesse Cadastros > Fornecedor e clique em Novo (+). Preencha a Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço completo e o Regime Tributário.

  • Para Cadastrar uma Transportadora:
    Acesse Cadastros > Transportadora. Informe o Nome/Razão Social, CNPJ, Placa do Veículo principal e o Estado da Placa.

 

1.5 Como Cadastrar Vendedores e Definir Metas

  1. Acesse o menu Cadastros > Vendedor.

  2. Clique no botão Novo (+).

  3. Preencha os campos com o Nome do Vendedor, o percentual de Comissão (%), o limite de Desconto Máximo Permitido e a Meta Mensal de Vendas (R$).

  4. Caso o vendedor opere o sistema, vincule seu cadastro ao Usuário de Operação correspondente.

 

1.6 Como Cadastrar Funcionários e Lançar Vales/Adiantamentos

Cadastro de Funcionário

Acesse Cadastros > Funcionário e informe os dados pessoais, cargo, salário base e a data de admissão.

Lançamento de Vales ou Adiantamentos

  1. Navegue até Operações Financeiras.

  2. Selecione o colaborador desejado.

  3. Escolha o tipo de operação (ex.: Vale/Débito).

  4. Informe o valor do adiantamento e a competência (mês/ano) a que se refere.

  5. Clique em Gravar.

 

1.7 Como Cadastrar Caixas e Configurar NFC-e

  1. Acesse Cadastros > Vendas > Caixa.

  2. Defina o código e a descrição do caixa (ex.: Caixa 01 - Frente de Loja).

  3. Na aba NFCe, clique em Carregar configurações padrão.

  4. Selecione o Certificado Digital, informe o CSC e o IdToken de produção.

  5. Salve as alterações.

 

Módulo 2: Consultas Rápidas e Localização de Dados

2.1 Como Consultar Preços e Estoque de Produtos

  1. Acesse Consultas > Consulta de Produto.

  2. No campo Consultar por, escolha o filtro de busca desejado:

  • Código

  • Nome / Descrição

  • Código de Barras

  • Seção

  • Palavra-Chave

Digite o parâmetro de busca e clique em OK. A grade apresentará em tempo real o saldo em estoque, preço de custo, preço à vista, preço em promoção e preço a prazo.

Para consultar embalagens vinculadas ou códigos adicionais, selecione o produto na lista e clique em Prod. Vinculado.

 

2.2 Como Consultar Situação Cadastral e Débitos de Clientes

  1. Acesse Consultas > Consulta de Cliente.

  2. Selecione o critério de busca (Nome, CPF/CNPJ, Cidade, etc.) e clique em OK.

  3. Verifique a listagem e identifique a situação do cliente através do código de cores oficial:

 

Cor do Alerta

Status Cadastral / Financeiro

Amarelo

Pendente

Azul Claro

Atrasado

Vermelho

Negativado

Laranja

Bloqueado para compras a prazo

 

Módulo 3: Rotinas Operacionais do Dia a Dia (Movimento)

3.1 Como Dar Entrada em Mercadorias pelo Arquivo XML da NF-e

  1. Acesse o menu Movimento > Entrada XML.

  2. Localize e selecione em seu computador o arquivo XML da Nota Fiscal fornecido pelo distribuidor.

  3. Verifique o resumo apresentado pelo assistente: Número da Nota, Fornecedor e Valor Total.

  4. Marque as opções operacionais desejadas:

  • Contas a Pagar Pelo XML: Gera automaticamente os títulos e boletos no módulo financeiro.

  • Movimentar Estoque: Atualiza o saldo dos itens no estoque de forma imediata.

  1. Pressione [F2] para avançar e concluir a escrituração da nota de entrada.

 

3.2 Como Lançar uma Venda no Balcão / Frente de Loja

  1. Acesse Movimento > Vendas e clique em Novo.

  2. Pressione a tecla [F2] no campo Cliente para vincular o comprador e selecione a forma de pagamento.

  3. No campo do produto, insira o item digitando o código ou utilizando o leitor de código de barras (mantenha F1 ativo para modo código de barras).

  4. Informe a quantidade, aplique eventuais descontos e clique em Gravar item.

  5. Pressione [F5] para finalizar a venda e disparar a impressão do comprovante ou cupom fiscal.

 

3.3 Como Emitir um Orçamento (DAV)

  1. Acesse Movimento > Orçamento (DAV).

  2. Selecione o Cliente, o Vendedor e estabeleça a validade da proposta (ex.: 10 dias).

  3. Inclua os produtos solicitados com suas respectivas quantidades e valores negociados.

  4. Salve e efetue a impressão pressionando [F8].

  5. Aprovação do Cliente: Caso o orçamento seja aprovado, clique no botão Enviar ao Caixa (PDV) para converter o orçamento diretamente em venda, sem necessidade de retypar os itens.

 

3.4 Como Abrir e Gerenciar uma Ordem de Serviço (O.S)

  1. Acesse Movimento > Ordem de Serviço e clique no botão Novo.

  2. Informe o Cliente, o Atendente e defina a Data prevista de entrega.

  3. Na aba Dados Principais, preencha os detalhes do equipamento ou veículo (Modelo, Marca, Placa/Série, Cor, etc.).

  4. Na aba Relação de Peças, adicione os componentes que serão utilizados. Na aba Relação de Serviços, inclua a mão de obra técnica prestada.

  5. Salve a Ordem de Serviço. Ao finalizar a execução do trabalho, altere o status do documento e envie ao caixa para acerto e recebimento.

 

3.5 Como Realizar Acerto de Estoque (Inventário Avulso)

  1. Acesse Movimento > Acerto de Estoque e clique no botão Novo (+).

  2. Selecione o Motivo de Acerto (ex.: Avaria, Quebra, Inventário) e defina o Local do Estoque (ex.: Almoxarifado).

  3. Localize o produto, informe a quantidade a ser ajustada (positiva ou negativa) e clique em Gravar.

 

3.6 Como Realizar Devoluções e Trocas de Mercadorias

  1. Acesse Movimento > Devolução e Troca > Devolução e Troca de Mercadoria.

  2. Defina a operação desejada (Devolução ou Troca) e filtre pelo período em que a venda original foi realizada.

  3. Localize a venda correspondente na lista e clique em Continuar.

  4. Marque os itens que retornarão ao estoque da empresa e conclua o procedimento para emissão do crédito do cliente ou comprovante de devolução.

Módulo 4: Emissão e Gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos

4.1 Como Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e - Modelo 55)

Siga os passos abaixo para gerar, validar e transmitir uma NF-e oficial para a SEFAZ:

  1. Acessar a tela de emissão: Vá até o menu superior Documentos Eletrônicos > Emitir NF-e (ou pelo atalho na barra rápida) e clique em Novo (+).

  2. Dados do Destinatário: No campo Informações do Cliente, digite o nome ou pressione a tecla de pesquisa para selecionar o cliente. Se necessário, informe um endereço de entrega diferente na aba Outros Endereços.

  3. Parâmetros Fiscais da Operação:

  • Selecione a Finalidade (ex.: 1 - NF-e Normal).

  • Defina o Tipo de Movimentação (1 - Saída ou 0 - Entrada).

  • Escolha o CFOP Padrão e marque Replicar caso todos os itens sigam a mesma regra fiscal.

  • Indique a Modalidade de Frete (CIF / FOB) e a transportadora.

Adicionar Produtos e Serviços:

  • Na sub-aba Item Nota, informe o código do produto ou use a lupa para buscar.

  • Digite a Quantidade, confirme o Valor Unitário e informe eventual desconto em reais com [F3].

  • Clique em Gravar Produto [F6] para adicionar o item à lista.

  • Dica de Agilidade: Se a venda já foi feita no balcão, clique em Importar Venda [F4] para carregar todos os itens automaticamente sem redigitar! Se for devolução, use Importar Devolução [F9].

Transporte e Informações Adicionais (Aba Dados Complementares):

  • Informe a quantidade de volumes, espécie e peso (use o botão Recalcular Peso).

  • Caso necessário, insira dados de empenho/contrato ou selecione mensagens fiscais padrão no campo Informações Complementares para que saiam impressas no DANFE.

Cobrança e Duplicatas (Aba Fatura):

  • Clique em Gerar Parcela para calcular os vencimentos e formas de pagamento automaticamente, conferindo se não há divergência de centavos no campo Diferença.

Notas Referenciadas (Se houver):

  • Caso esteja emitindo uma nota de devolução ou retorno, abra a aba Documentos Referenciados, selecione o tipo (NF-e/NFC-e), cole a chave de 44 dígitos da nota original e clique em + Inserir.

Transmitir e Imprimir:

  • Clique no botão Gravar Registro (Check) para salvar a nota.

  • Use o botão Pré-visualização para conferir o espelho do DANFE.

  • Clique em Emitir NFe para transmitir à SEFAZ. Ao autorizar, clique em Imprimir NFe.

 

4.2 Como Consultar e Gerenciar Notas Emitidas (Gerenciar NF-e)

  1. Acessar o Painel: Vá em Documentos Eletrônicos > Gerenciar NF-e (ou pela lupa na barra de ferramentas da NF-e).

  2. Filtrar Documentos:

  • No campo Consultar por, selecione o critério desejado: DATA EMISSÃO, CÓDIGO, CLIENTE, NÚMERO DA NF, AUTORIZADAS, CANCELADAS ou DENEGADAS.

  • Ajuste o intervalo de datas no Período Emissão e clique em OK.

Identificar a Situação pelas Cores:

  • Verde: Autorizada pela SEFAZ.

  • Amarelo: Enviada (aguardando retorno/recibo).

  • Laranja Claro / Bege: Cancelada homologada.

  • Vermelho Claro: Rejeitada (com erro de validação).

  • Vermelho Escuro: Denegada por irregularidade fiscal.

  • Verde Água / Ciano: Emitida em Contingência.

  • Cinza: Gerada em rascunho local.

Ações Disponíveis:

  • Atualizar Status: Consulta o lote novamente na SEFAZ para notas que ficaram pendentes.

  • Vizualizar CCe: Consulta e imprime Cartas de Correção vinculadas.

  • Imprimir / Opções: Reemite o DANFE oficial ou exporta XML/PDF diretamente.

  • WhatsApp: Compartilha o documento com o cliente via atalho rápido.

 

4.3 Como Cancelar uma NF-e Autorizada

  1. Acesse Documentos Eletrônicos > Cancelar NF-e.

  2. No campo Número da Nota e Série, informe o número do documento emitido e clique no botão Carregar Nota.

  3. Confira os dados exibidos: Código, Data de Emissão, Total da Nota e o Cliente/Destinatário.

  4. No campo Justificativa do Cancelamento, digite o motivo legal com no mínimo 15 e no máximo 200 caracteres (exigência da SEFAZ).

  5. Clique em Enviar Cancelamento da NF-e. O sistema transmitirá o evento de cancelamento e registrará a homologação.

 

4.4 Como Manifestar e Baixar Notas de Fornecedores (Distribuição DF-e)

  1. Acesse Documentos Eletrônicos > Distribuição DF-e.

  2. Defina o período e clique em Buscar (SEFAZ) para localizar as notas fiscais emitidas por terceiros contra o CNPJ da sua empresa.

  3. Selecione a nota desejada na grade e execute a Manifestação do Destinatário através dos botões de evento:

  • Ciência (Joinha laranja): Declara ciência da emissão para liberar o download do XML completo.

  • Confirmada (Check verde): Confirma a realização da operação comercial e recebimento físico.

  • Desconhecida (Sino amarelo): Registra que sua empresa desconhece a compra ou transação.

  • Não Realizada (Estrela vermelha): Informa que a operação comercial pactuada não se concretizou.

Após o download do XML, utilize a rotina de Entrada XML no menu Movimento para dar entrada automática em estoque e contas a pagar.

 

4.5 Como Emitir e Gerenciar o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais - Modelo 58)

O MDF-e é obrigatório para operações de transporte de cargas interestaduais ou intermunicipais. Siga o passo a passo:

  1. Acessar o Módulo: No menu superior, clique em Documentos Eletrônicos > Manifesto Eletrônico MDF-e e selecione Novo (+).

  2. Definir o Tipo de Emitente (Aba Dados MDF-e):

  • EMITENTE NÃO PRESTADOR DE TRANSPORTE: Escolha esta opção se sua empresa está transportando mercadorias próprias vendidas aos clientes (vínculo com NF-e).

  • EMITENTE TRANSPORTADOR: Escolha esta opção se sua empresa atua como transportadora rodoviária terceirizada (vínculo com CT-e).

Informar Origem, Destino e Carga:

  • Selecione a UF Carregamento e a UF Descarregamento.

  • Inclua os municípios do trajeto e, caso transite por outros estados sem descarregar, marque Informar UF Percurso.

  • No quadro Documentos Referenciados, insira as chaves de acesso de todas as notas fiscais (NF-e) que estão sendo transportadas no veículo. O sistema somará o total de carga automaticamente.

Dados Rodoviários (Veículo, Condutor e Vale-Pedágio):

  • Na aba Dados Rodoviários, selecione o veículo cadastrado (Placa, UF, RNTRC, Tara e Capacidade) e clique em Inserir.

  • Informe o nome e o CPF do motorista responsável no bloco Condutor e clique em Inserir.

  • Se houver pagamento de pedágio eletrônico, informe os dados no bloco Vale Pedágio.

Seguro da Carga e CIOT (Obrigatórios para Transporte Comercial):

  • Na aba Informações de Seguro da Carga, informe o responsável pelo seguro, seguradora, CNPJ e número da apólice/averbação.

  • Caso utilize integração com a plataforma Ailog para geração de CIOT, preencha os dados na aba CIOT e clique em Emitir CIOT.

Gravação e Transmissão:

  • Clique em Gravar Registro (Check) para salvar as informações.

  • Pressione Emitir para enviar o documento para autorização na SEFAZ.

  • Após a autorização, imprima o DAMDFE pelo botão Imprimir.

Encerramento da Viagem (Obrigatório):

  • Ao concluir a entrega no destino final, abra o MDF-e autorizado e clique em Encerrar. O encerramento desvincula o veículo e o motorista, liberando-os para novas viagens perante o fisco.

4.6 Como Emitir Notas de Serviço (NFS-e: Recorrente e Avulsa)

O módulo de NFS-e integra o iComércio com o fisco municipal da sua Prefeitura para faturamento de prestações de serviços e contratos mensais.

4.6.1 Emitindo NFS-e por Recorrência (Mensalidades e Contratos em Lote)

Ideal para empresas que cobram honorários, planos ou manutenções periódicas:

  1. Acessar o Painel: Vá em Documentos Eletrônicos > Notas de Serviço NFS-e > Emitir NFS-e Por recorrência.

  2. Selecionar a Regra: No campo Selecione a recorrência, escolha o modelo contratual desejado e defina o Período de apuração. Clique em Buscar.

  3. Conferência em Grade: O sistema listará todos os clientes com contratos a vencer no mês, com código, nome e valor da prestação.

  4. Faturamento Coletivo: Selecione os clientes desejados e clique no botão Emitir NFSe. O lote de notas municipais será processado e disponibilizado para impressão em lote.

4.6.2 Emitindo NFS-e Avulsa (Com Geração de RPS)

  1. Acessar a Emissão Avulsa: Vá em Documentos Eletrônicos > Notas de Serviço NFS-e > Emitir NFS-e Avulsa e clique em Novo (+).

  2. Dados do Tomador: Informe o Cliente tomador dos serviços e marque ISS Retido se o tributo for retido na fonte pelo pagador.

  3. Serviços Prestados (Aba Nota Fiscal):

  • Selecione a Natureza da Operação (ex.: 1 - Tributação no município) e o Tipo de Serviço.

  • Na sub-aba Serviço, selecione o serviço cadastrado, informe quantidade, valor unitário e descreva a atividade detalhada no campo Descrição dos Serviços (limite de até 500 caracteres).

  • Clique em Gravar Serviço e depois em Concluir.

Transmitir e Imprimir:

  • Clique em Gravar Registro (Check) para consolidar os valores da nota e retenções calculadas.

  • Clique em Emitir NFSe para autorização na Prefeitura e em seguida utilize Imprimir NFSe para obter o espelho/DANFSe oficial.

4.7 Como Emitir e Manifestar o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e (Modelo 57) é o documento fiscal oficial para acobertar a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas.

4.7.1 Como Gerenciar e Emitir CT-e (Gerenciador de Transporte CT-e)

  1. Acessar o Painel: Vá até o menu superior Documentos Eletrônicos > Emissor CT-e.

  2. Filtrar Conhecimentos:

  • Selecione a opção no campo Consultar por (ex.: TODAS).

  • Defina o intervalo de datas em Período e, se necessário, digite a razão social do destinatário no campo Descrição destinatário.

  • Clique em Consultar.

Cores de Situação do CT-e:

  • Verde: Autorizada pela SEFAZ.

  • Bege / Laranja Claro: Cancelada homologada.

  • Vermelho: Denegada por irregularidade do emitente ou tomador.

  • Salmão / Vermelho Claro: Inutilizada.

Comandos de Emissão e Pós-Emissão:

  • Para emitir um novo frete, utilize o botão Gerar.

  • Caso precise alterar dados antes da transmissão, use Editar.

  • Para transmitir à SEFAZ, clique em Enviar.

  • Documentos autorizados podem ter seu DACTE impresso pelo botão Imprimir ou cancelados dentro do prazo legal pelo botão Cancelar.

4.7.2 Como Manifestar CT-e Recebido (Manifestação do Destinatário/Tomador)

Utilizado quando a sua empresa contrata uma transportadora terceira e precisa conferir/manifestar os fretes emitidos contra seu CNPJ:

  1. Acessar a Manifestação: Vá em Documentos Eletrônicos > Manifestação do CT-e.

  2. Consultar Fretes na SEFAZ:

  • Defina o Período de busca e clique em Buscar (SEFAZ).

  • O sistema consultará a base da Receita e listará todos os conhecimentos na grade (Número, Chave de Acesso, Emitente, Emissão, Valor e status do XML).

Download e Ações:

  • Selecione o frete desejado e use Opções para registrar os eventos de manifestação do serviço ou Imprimir para emitir o espelho do DACTE para conferência contábil.

 

4.8 Como Gerenciar e Transmitir Cupons Fiscais (NFC-e - Modelo 65)

O Gerenciador de NFC-e permite acompanhar todas as vendas efetuadas na frente de loja (PDV), tratar contingências, reimprimir comprovativos e regularizar a numeração fiscal junto à SEFAZ.

1. Localizar e Filtrar Cupons Fiscais

  1. Aceda ao menu superior Documentos Eletrônicos > Nota Fiscal Consumidor NFC-e (ou através do atalho direto no menu Principal).

  2. Defina os critérios de pesquisa nos filtros do cabeçalho:

  • Destinatário: Pesquise pelo CPF ou nome do consumidor cadastrado.

  • Período: Ajuste as datas inicial e final da pesquisa.

  • Contém forma de pag.: Filtre por um meio específico (como Cartão ou PIX).

  • Status da Venda e Status do Documento: Selecione para visualizar apenas autorizadas, canceladas ou pendentes.

Pressione a tecla [F5] ou clique em Filtrar [F5] para carregar os cupões na grelha.

2. Transmitir Vendas Emitidas em Contingência (Offline)

Se a sua empresa operou com a internet indisponível, as notas emitidas localmente devem ser transmitidas dentro do prazo legal:

  1. Aplique o filtro de Status do Documento selecionando as notas em contingência.

  2. Selecione o documento na grelha e clique no botão Enviar.

  3. O sistema fará a ligação com a SEFAZ e atualizará o status para autorizado.

3. Reimpressão e Envio do DANFC-e

  1. Para Imprimir: Selecione a nota desejada na lista e clique em Imprimir para enviar o espelho da compra para a impressora de cupões de retaguarda.

  2. Para Enviar o XML: Clique em Exportar XML para gravar o ficheiro no computador ou use Enviar Doc. para despachar os dados diretamente ao comprador.

4. Como Cancelar uma NFC-e no Prazo Legal

  1. Localize a venda na grelha e certifique-se de que se encontra com status de autorizada.

  2. Clique no botão Cancelar.

  3. Digite a justificativa obrigatória e confirme a transmissão do evento para a SEFAZ.

5. Inutilização de Faixa de Numeração

Caso ocorra uma quebra na sequência numérica gerada pelo sistema (por interrupção de sistema ou erro de emissão):

  1. Clique no botão "Inutilizar Faixa".

  2. Preencha a série, o número inicial e final do salto e a justificativa legal.

  3. Confirme o envio para que a SEFAZ não considere essa numeração como omissão de receita.




Módulo 5: Rotinas Fiscais e Contábeis

5.1 Como Gerar o Arquivo Magnético do Sintegra

  1. Aceda ao menu superior Contábil > Sintegra.

  2. No campo Período, defina as datas inicial e final para apuração das notas e movimentos.

  3. Confirme a Natureza das Operações e a Finalidade da Apresentação (padrão: [1] Normal).

  4. Selecione os registros exigidos pelo fisco estadual da sua operação (como os Registros 50, 54, 61, 70, 74 e 75).

  5. Clique em OK para iniciar o processamento e aguarde a validação no quadro de acompanhamento até a confirmação da geração do ficheiro de texto.

 

5.2 Como Apurar e Exportar o Inventário de Estoque (Bloco H / Sped)

  1. Apurar o Saldo de Estoque:

    1. Aceda a Contábil > Inventário de Estoque > Gerar Inventário.

    2. Defina o Tipo de geração (ex.: Estoque Atual) e informe a data base de referência em Data p/geração.

    3. Marque a opção Somente produtos ativos e clique no botão Gerar. O sistema consolidará os quantitativos físicos e o custo total das mercadorias.

  2. Consultar e Exportar Registros (Gerenciar Inventário):

    1. Aceda a Contábil > Inventário de Estoque > Gerenciar Inventário (ou pelo botão Inventários na tela de geração).

    2. Localize o lote de inventário apurado na lista.

    3. Utilize as opções de exportação:

  • Sped Bloco H: Exporta os registos para integração no arquivo do SPED Fiscal ICMS/IPI.

  • Exportar Excel: Cria uma folha de cálculo para conferência e auditoria interna.

  • Imprimir: Emite o espelho oficial do Livro de Registro de Inventário.

5.3 Como Enviar e Exportar Documentos Contábeis

O submenu Enviar Documentos centraliza os arquivos e relatórios magnéticos para envio periódico ao escritório de contabilidade.

5.3.1 Enviar NF-e por E-mail (Enviar XML NF-e)

  1. Aceda a Contábil > Enviar XML NF-e.

  2. Defina o Período de Emissão das notas fiscais.

  3. Escolha o tipo de notas a incluir (Todas, Autorizadas ou Canceladas).

  4. Selecione o formato do anexo (XML ou XML e PDF).

  5. Insira o endereço no campo E-mail de Destino e clique no botão Enviar Notas.

5.3.2 Exportação de XMLs em Lote (Entradas, CT-e e MDF-e)

  1. Aceda à rotina correspondente: Exporta XML Entradas, Exportar XML CT-e ou Exporta XML MDF-e.

  2. Indique o Período correspondente às operações fiscais.

  3. No campo Selecione a pasta de gravação, escolha a pasta local ou de rede para salvar os arquivos.

  4. Para CT-e ou MDF-e, filtre a situação dos documentos (Autorizados, Cancelados ou Todos).

  5. Clique em Exportar e acompanhe a conclusão pela barra de progresso e pelo quadro de log.

5.3.3 Exportação de Movimentações Financeiras e Catálogo de Produtos (XLS)

  • Exportar Financeiro (XLS): Em Contábil > Exportar Financeiro, defina o período, marque os relatórios desejados (Contas recebidas, Contas pagas ou Conta Corrente), selecione a conta bancária/pasta de gravação e clique em Exportar.

  • Exportar Produtos (XLS): Em Contábil > Exporta Produto, selecione a pasta de destino na aba Exportar Produto Contabilidade (ou Lacus contabilidade) e prima Exportar para gerar o inventário cadastral com tributações para conciliação contábil.

5.4 Como Acompanhar os Envios no Portal do Contador

O Gerenciador de Envios permite auditar se todos os documentos fiscais emitidos e escriturados foram sincronizados com a assessoria contábil:

  1. Aceda a Contábil > Portal do contador.

  2. Ajuste o Período de apuração e mantenha os filtros de status como Todas. Clique em Filtrar [F5].

  3. Navegue entre as abas:

  • NFC-e: Cupons de venda ao consumidor.

  • NF-e: Notas fiscais eletrônicas modelo 55 de saída.

  • NF-e entrada: Notas de compras escrituradas na empresa.

Confira na coluna Status portal se constam autorizados e integrados. Se necessário, use Imprimir consulta para gerar um comprovativo da auditoria.

5.5 Como Emitir Relatórios Fiscais e Documentais

O submenu Relatórios Documentos reúne as ferramentas de conferência de livros fiscais, volumes emitidos e impostos apurados:

  • Relatório de NF-e e NFC-e: Aceda a Contábil > Relatório NF-e (ou Relatório NFC-e), defina o período, filtre por cliente, produto, vendedor ou caixa e clique em Visualizar para gerar o documento em PDF ou utilize Enviar por Email e o atalho do WhatsApp.

  • Relatórios de Transporte (CT-e e MDF-e): Em Contábil > Relatório de CT-e (ou Relatório de MDF-e), filtre por documentos autorizados ou cancelados para conferência de fretes e cargas movimentadas.

  • Relatório de Entradas e Saídas por Imposto: Em Relatório Entradas, selecione a modalidade de impressão (Cabeçalho, Mostrar Itens ou Remarcação de preço) para auditoria de compras. Em Relatório Saída, extraia as vendas agrupadas por grupo de ICMS.

  • Relatório de Apuração PIS/COFINS: Em Relatório Pis/Cofins, filtre o período e a modalidade de vendas para auditar as bases de cálculo e alíquotas federais por CST.

 

Módulo 6: Movimentação Financeira

6.1 Como Controlar Cheques Recebidos

6.1.1 Lançar um Cheque em Custódia

  1. Aceda ao menu superior Financeiro > Cheque > Lançamento.

  2. Clique no botão Novo (+) na barra superior.

  3. Vincule o Cliente, o Emitente e selecione o Banco sacado.

  4. Preencha os dados da folha: Agência, Conta, Número Cheque, Vencimento (se for pré-datado) e o Valor (R$).

  5. Clique em Gravar (Check) para guardar o cheque na carteira da empresa.

6.1.2 Efetuar o Depósito Bancário de Cheques

  1. Aceda a Financeiro > Cheque > Depósito.

  2. Defina o intervalo de Vencimento e clique no botão OK.

  3. Selecione os cheques pretendidos na lista (ou marque Selecionar Todos).

  4. No campo Conta para Depósito, selecione a conta corrente que receberá o crédito.

  5. Confirme a Data do Depósito e clique no botão Confirmar para lançar o crédito no extrato bancário.

6.1.3 Repassar Cheques a Terceiros ou Fornecedores

  1. Aceda a Financeiro > Cheque > Repasse.

  2. Ajuste as datas de vencimento e clique em OK para listar os cheques em carteira.

  3. Marque os cheques que serão repassados.

  4. Defina a Data p/Repasse e insira o nome do fornecedor ou favorecido no campo Destino.

  5. Clique em OK para baixar a custódia do cheque no sistema.

5.1.1 Como Gerar o Arquivo do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI)

  1. Acesse Contábil > Sped Fiscal.

  2. O sistema gera e descarrega o arquivo magnético pronto para o validador da Receita Federal.

5.6 Como Auditar Divergências de XML e Notas de Compras (Verificação de Entradas)

  1. Acesse Contábil > Verificação XML > Verificação de Entradas.

  2. Informe o Período da Entrada e marque as divergências a conferir (Totais, ICMS, IPI ou PIS/COFINS).

  3. Selecione o status DIVERGENTE e clique em OK.

Selecione a nota e clique em Editar NF-e para efetuar os ajustes fiscais.

6.2 Como Conciliar Recebimentos de Cartão (Débito e Crédito)

  1. Acesse Financeiro > Adm. Cartão > Baixar recebimento [Conciliação de Cartão].

  2. Defina o Período (emissão) das vendas e selecione a Administradora ou Bandeira.

  3. Clique em OK para listar os recebíveis pendentes na aba A Receber.

  4. Marque as transações que o banco confirmou o crédito (ou clique no botão Todos).

  5. O rodapé calculará o Total Bruto, as Taxas descontadas e o Total Líquido.

  6. Clique no botão Baixar para transferir o crédito para a conta bancária.

(Para ajustar manualmente taxa ou NSU de uma transação antes da baixa, utilize a tela Lançamentos Conciliação de Cartão).

6.3 Como Realizar Lançamentos Avulsos em Conta Corrente

  1. Acesse Financeiro > Conta Corrente > Lançamento do Contas Corrente.

  2. Clique no botão Novo (+).

  3. Selecione a Conta bancária/caixa e o Tipo de Documento.

  4. Defina se o lançamento é um DÉBITO (saída) ou CRÉDITO (entrada) e digite o Histórico do Lançamento.

  5. No bloco Centro de Custo, vincule o departamento responsável pelo custo/receita, informe o Valor e clique em Gravar.

  6. Clique em Gravar (Check) no topo para efetivar o saldo na conta corrente.

6.4 Como Realizar Transferência de Valores Entre Contas

  1. Acesse Financeiro > Conta Corrente > Transferência Entre Contas.

  2. No campo Selecione a Conta Corrente de Origem, indique a conta de onde o dinheiro sairá.

  3. No campo Selecione a Conta Corrente de Destino, indique a conta receptora.

  4. Associe os Centros de Custo de entrada e saída.

  5. Digite o Histórico, informe o Valor da operação e confira as datas de saída e entrada.

  6. Confira os saldos atualizados de cada conta no rodapé e clique no botão Gravar (Check) na barra superior.

6.5 Como Apurar e Fechar Comissões de Vendedores

  1. Acesse o menu superior Financeiro > Fechamento de Comissão.

  2. Informe o Período da geração do fechamento.

  3. No campo Vendedor, mantenha 00 - TODOS ou escolha um colaborador específico e clique em Consultar.

  4. Para realizar uma nova apuração de vendas e descontos, clique no botão Novo Fechamento.

  5. Para emitir o relatório sintético/analítico de repasse, clique no botão Imprimir.

6.6 Como Realizar a Conciliação Bancária

  1. Acesse Financeiro > Conciliação Bancária.

  2. Informe o Período de referência (formato MM/AAAA, por exemplo 10/2026).

  3. Na lista, clique sobre a Conta Corrente que deseja conciliar.

  4. Clique em [F4 | Avançar] para abrir a conferência dos lançamentos do sistema contra o extrato bancário.

6.7 Como Gerenciar e Emitir Boletos Bancários

  1. Acesse Financeiro > Gerar Boletos (ou pelo agrupador Cobrança Bancária).

  2. Selecione a Situação do título, o Período de busca e o Banco conveniado.

  3. Clique no botão Consultar para listar as faturas na grade.

  4. Identifique o estado de cada cobrança pelas cores do rodapé (Verde: emitido, Azul: liquidado, Amarelo: com erro de transmissão).

  5. Clique em Opções para imprimir o boleto ou disparar a segunda via por e-mail/WhatsApp.

Continuação PARTE 2

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